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Bewertung des Ist-Status – Abgleich mit dem Soll-Status

Was läuft gut, was nicht?

Hier geht es nicht nur um die technischen Systeme und Abläufe. MAXTARGET betrachtet alle Schritte vom Marketing über die Mandantenakquise bis zur Mandatsannahme und die Vereinbarung erster Gesprächstermine.

Warum dies wichtig ist? Schon in sehr frühen Stadien – teils sogar schon bei der Kontaktaufnahme eines Mandanten über ein Kontaktformular auf der Website der Kanzlei werden persönliche Daten erfasst und verarbeitet.

Wie geht es weiter? Der Mandant schildert sein Problem und auch darüber werden Informationen verarbeitet. Wie viele Daten werden erfasst? Sind diese alle nötig? Oder lassen sich mit Hilfe intelligenter, rechtsgebietsbezogener Erhebungsformulare (auch elektronisch) die erhobenen Daten minimieren? Schließlich fordert die DSGVO auch Datensparsamkeit.
Nachfolgend ein paar wenige Fragen, die beleuchten sollen, wo Prioritäten gesetzt werden sollten:

Was immer wichtig ist

  • Wie werden Schriftsätze erstellt?
  • Gehen Schreibaufträge nach außen?
  • Wie kommunizieren Sie mit Mandanten (unverschlüsselte E-Mail)?
  • Wie kommunizieren Sie mit Gerichten und Behörden?
  • Setzen Sie mobile Geräte ein? Wenn ja: Wie sind diese gesichert?
  • Erhalten Akten eine Löschvormerkung, wenn eine bestimmte Frist abgelaufen ist?
  • Wie werden Personaldaten gespeichert?
  • Welche Informationen über Lieferanten, Dienstleister und Partner sind erfasst?
  • Wie werden Betroffene über die von ihnen erfassten Daten informiert?

Bewertung der Datenschutzdefizite

Aus diesen und vielen anderen Informationen erstellt MAXTARGET einen Abgleich in Bezug auf DSGVO und BDSG (neu).  
Letztlich sind dies alles nur auszugsweise Beispiele unserer umfassenden Beratungstätigkeit. Sprechen Sie mit uns, damit wir es konkreter machen können.

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